Stappenplan richting een topevent!

De organisatie van een succesvol en onvergetelijk evenement op locatie start met glasheldere afspraken. Op onaangename verrassingen voor, tijdens en na het event zit geen enkele organisator te wachten. Wij evenmin. Om die reden heeft het Nationaal Hippisch Centrum (NHC) een transparant stappenplan ontwikkeld, een inmiddels bewezen succesformule voor houvast.

 “We nemen onze klanten bij de hand in het offertetraject om de simpele reden dat je niet van iedereen mag verwachten dat kennis over regelgeving rond veiligheid en Arbowetgeving, inhuur van materialen en de ideale planning/het draaiboek van werkzaamheden gesneden koek is”, zegt Bob van Asselt, manager van het centrum.

 “Op basis van de ervaring die wij hebben is een stappenplan gemaakt, een soort onderlegger voor de ideale klantreis. We volgen met elke klant, of dat een professionele partij of een nieuwkomer in organiseren is, dezelfde route. Op die manier tackelen we eventuele misverstanden en tegenvallers voortijdig. Sleutel tot succes is transparantie en vroegtijdige planning.”

 Na een verkennend gesprek waarbij de organisator zijn wensen en het budget toelicht, reageert het NHC met een uitgewerkte offerte. “Deze offerte vormt het vertrekpunt voor een reflectiegesprek met de klant waarin we aanvullende wensen, behoeften en ook het budget . Ook onze voorwaarden, werkwijze, efficiency en het belang dat we aan duurzaamheid hechten - denk aan duurzame verpakkingsmaterialen in de horeca en afvalscheiding van het event – komen aan de orde. Op basis van deze stap in het proces finetunen we het voorstel waar nodig, ook bijvoorbeeld op het gebied van catering.”

 Pas na bevestiging van het evenement door het NHC en ondertekening door beide partijen krijgt de klant een verzoek om een aanbetaling te doen. “Die is nodig om de eerste bestellingen te doen en de opbouwfase op te starten. In deze fase van het traject delen we met minder ervaren organisatoren inspiratiefilmpjes, bijvoorbeeld op het gebied van spelregels die op ons terrein gelden. Of over Arboregels en veiligheid waarmee je als organisator rekening moet houden. In deze fase plannen we materialen die nodig zijn in of kunnen we ze, als we ze niet in eigen huis hebben, inhuren. Datzelfde geldt voor evenementenondersteuning voor op- en afbouw en tijdens het evenement .”

 De volgende stap in het traject is de levering van het document waarin alle veiligheidsafspraken in de fase van opbouw, het evenement zelf en afbouw zijn vastgelegd, inclusief een autocad tekening.

Tijdens de opbouw van het evenement wordt de organisator op basis van de gemaakte afspraken met raad en daad bijgestaan, uiteraard ook waar het de evenement-specifieke onderdelen betreft. “Zoiets werkt alleen goed als je vooraf duidelijke afspraken met elkaar maakt”, weet Van Asselt uit ervaring. “Dat geldt ook voor het evenement zelf. Ondersteuning kan geleverd worden als daar vooraf goede afspraken voor zijn gemaakt.” Voor de fase van afbouw geldt hetzelfde, werkzaamheden en ondersteuning verlopen soepel met een goede planning en afspraken rond zowel timing als de rol die de partijen voor hun rekening nemen.

“Na de afbouw van het evenement en het eindgesprek volgt de definitieve factuur die waar nodig op basis van nacalculatie (bijvoorbeeld gebruik van stroom, overige gebruikte middelen/materialen en catering) wordt opgemaakt.”

 De werkwijze volgens een strak stappenplan is niet helemaal nieuw, het NHC heeft er al ervaring mee opgedaan. “Onze opdrachtgevers en wij zijn er blij mee, duidelijkheid in processen is plezierig. Partijen voelen zich zekerder, we kunnen ze op deze manier steeds meer ontzorgen.”